Medikal Sektöründe ÜTS Uyumluluğunun Yasal Boyutu
Tıbbi cihaz, cerrahi alet ve medikal sarf malzemesi satışı yapan işletmeler için Sağlık Bakanlığı Ürün Takip Sistemi (ÜTS) bildirimleri hayati bir zorunluluktur. Hastanelere, eczanelere veya nihai tüketicilere satılan her bir tıbbi ürünün barkod, lot ve seri numarası bazında sisteme bildirilmemesi doğrudan ruhsat iptaline ve yüksek idari para cezalarına neden olur.
ÜTS ile entegre çalışan bir stok programı, mal kabul anında yapılan tekil ürün bildirimini fatura kesiminde otomatik olarak alıcıya aktararak yasal süreci saniyeler içinde tamamlar.
Karekodlu Tıbbi Cihaz Takibinde 4 Kritik Aşama
Medikal depolarda ve perakende satış noktalarında ürün hareketlerini hatasız yönetmek için şu standartlar uygulanmalıdır:
- Mal Kabulde Karekod Doğrulama: Distribütörden veya üreticiden gelen tıbbi cihazların üzerindeki GS1 DataMatrix (karekod) okutularak ÜTS’de sisteminize kabul kaydı yapılmalıdır.
- Sterilizasyon ve SKT Denetimi: Steril ambalajlı ürünlerin son kullanma tarihleri sistemde izlenmeli, miadı dolan malzemelerin satışı yazılımsal olarak kilitlenmelidir.
- Hastanelere İhale ve Konsinye Teslimat: Ameliyat veya tedavi amaçlı hastaneye bırakılan konsinye medikal kitlerin hasta bazlı kullanım raporları anlık düzenlenmelidir.
- Geri Çağırma (Recall) Protokolü: Bakanlık tarafından güvenliği şüpheli bulunan bir lot numarası tespit edildiğinde, o partiden hangi müşteriye kaç adet satıldığı tek tıkla listelenebilmelidir.
Kamu ve Özel Hastane Faturalandırmasında Dikkat Edilecekler
Sağlık kuruluşlarına kesilen medikal faturalarda yapılacak küçük bir barkod veya künye hatası faturanın geri dönmesine ve ödemenin aylarca bloke olmasına yol açar.
- Faturanın açıklama kısmına ürünün ÜTS tekil takip numarasını ve barkodunu eksiksiz yazdırın.
- Konsinye bırakılan ameliyat malzemelerinde vaka bazlı sarf tutanağı düzenleyerek hekim onayını sisteme bağlayın.
- Eczane ve bayilere yapılan toptan sevkiyatlarda e-irsaliye üzerine karekod dökümlerini otomatik ekleyin.
- Garanti kapsamında olan biyomedikal cihazların periyodik kalibrasyon tarihlerini cihaz kartında takip edin.
- İthal edilen tıbbi malzemelerin gümrük beyanname ve parti numaralarını depolama alanlarıyla eşleştirin.
- Tıbbi cihazların kullanım kılavuzlarını ve CE uygunluk belgelerini dijital ürün kartına bağlayarak denetimlere hazır olun.
- Depo sıcaklık ve nem takip cihazlarının kalibrasyon kayıtlarını sistemde aylık periyotlarla belgeleyin.
- Son kullanma tarihi 6 aydan az kalan cerrahi sarf malzemelerini ilgili hastanelere bildirim yaparak hızlıca tüketin.
Medikal ERP Yazılımı ile Cezai Riskleri Sıfırlayın
Depo personeli elindeki optik karekod okuyucu ile kolileri okuturken sistemin arka planda Sağlık Bakanlığı web servislerine verme/alma bildirimlerini göndermesi personelin iş yükünü hafifletir. Manuel bildirim hataları tamamen ortadan kalkar.
Stok Pratik Medikal Modülü ile ÜTS bildirimlerinizi doğrudan ön muhasebe ve depo ekranlarınızdan yönetebilir, hastane ve medikal bayilerinize hatasız faturalar kesebilirsiniz.