Yol Denetimlerinde E-İrsaliye ve Karekodun Hayati Rolü
Ticari malların şehir içi veya şehirler arası sevkiyatında en çok ceza yazılan alanların başında usulsüz veya eksik irsaliye düzenlenmesi gelir. Maliye ve trafik denetim ekipleri, araç kasasındaki fiziki emtia ile dijital ortamda GİB sistemine iletilen e-irsaliye belgesini anlık karekod okutarak karşılaştırır.
E-irsaliyenin araç yola çıkmadan önce düzenlenmiş ve GİB sisteminden başarılı yanıt almış olması yasal bir zorunluluktur; fiili sevk saati ile belge saati arasındaki uyumsuzluklar doğrudan özel usulsüzlük cezası sebebidir. Belgenin kağıt çıktısı yerine dijital karekodunun şoförün ekranında bulunması denetim için yeterlidir.
E-İrsaliye Düzenlerken Asla Atlanmaması Gereken 4 Bilgi
Bir e-irsaliyenin yol denetimlerinde geçerli kabul edilmesi için belirli alanların eksiksiz ve doğru doldurulması zorunludur:
- Fiili Sevk Tarihi ve Saati: Aracın depodan ayrıldığı anın dakika bilgisine kadar doğru yazılması şarttır; ileri tarihli sevklerde saat detayı hayati önem taşır.
- Taşıyıcı Bilgileri: Nakliyeyi işletmenin kendi aracı yapıyorsa araç plakası ve şoför TC kimlik numarası; kargo veya ambar yapıyorsa ilgili firmanın VKN bilgisi girilmelidir.
- Teslimat Adresi ve Şube Deposu: Malın indirileceği deponun veya şantiyenin açık adresi, alıcı vergi numarası ve şube kodu net olmalıdır.
- Ürün Miktarı ve Birimi: Koli, adet, rulo veya kilogram bazında taşınan her bir mal kaleminin detaylı dökümü ve barkodu belgede yer almalıdır.
Mal Kabulde Kabul ve Kısmi Red Yanıtı Süreçleri
Alıcı taraf, e-irsaliye ile kapısına gelen malları sayım yaparak teslim alır. Kolilerde kırık, bozuk veya eksik ürün tespit edildiğinde sistem üzerinden yasal yanıt süresi işletilmelidir.
- Alıcı firma e-irsaliyeye 7 gün içinde tam kabul, kısmi kabul veya tam red yanıtı dönebilir.
- Eksik teslim alınan ürünler için irsaliye yanıtında kabul edilen miktar açıkça belirtilmelidir.
- Hasarlı ürünler için sevkiyat esnasında şoför ve mal kabul personeli imzalı tutanak düzenlenmeli ve sistemde saklanmalıdır.
- İade edilecek mallar için alıcı tarafın mutlaka yeni bir e-irsaliye düzenleyerek sevk etmesi gerekir.
- Taşıma esnasında aracın arızalanması veya kaza yapması durumunda aktarma yapılan yeni aracın plakasını sistemde güncelleyin.
- Şoförün elindeki mobil cihazda internet çekmese dahi çevrimdışı görüntülenebilen PDF veya görsel karekod bulundurun.
Matbu İrsaliye Yerine E-İrsaliye Kullanmanın Maliyet Avantajı
Kağıt irsaliye koçanlarının basım, noter tasdik, kurye ve fiziksel arşivleme masrafları sevkiyat hacmi yüksek işletmelerde ciddi bir gider oluşturur. E-irsaliye ile tüm bu süreç dijitalleşirken belgeler 10 yıl boyunca bulut ortamda güvenle saklanır ve geriye dönük aramalarda saniyeler içinde bulunur.
Stok Pratik ön muhasebe ve depo yönetim yazılımı sayesinde sevk irsaliyelerinizi mobil cihazınızdan tek tıkla oluşturabilir, şoförün telefonuna karekodlu belgesini anında gönderebilirsiniz.